Die Bäckerei-Konditorei Locatelli in Cugy (VD) ist seit der Gründung im Jahr 2009 gewachsen – von einer Verkaufsstelle auf drei und das Produktionsvolumen hat sich verzehnfacht. Um dieses Wachstum zu bewältigen, haben Cosette und Jérôme Locatelli die Verwaltung ihres Betriebs komplett digitalisiert.
Die Bäckerei-Konditorei Locatelli in Cugy (VD) ist seit der Gründung im Jahr 2009 gewachsen – von einer Verkaufsstelle auf drei und das Produktionsvolumen hat sich verzehnfacht. Um dieses Wachstum zu bewältigen, haben Cosette und Jérôme Locatelli die Verwaltung ihres Betriebs komplett digitalisiert.Die Digitalisierung seines Betriebs hilft Jérôme Locatelli, mehr Übersicht und mehr Zeit für andere Aufgaben zu haben.
«Produktionslisten und Lieferscheine auf Tabellenkalkulationen … Ehrlich gesagt, war unsere Arbeitsweise nicht mehr zeitgemäss. Am Anfang war es nicht wichtig. Wir hatten weniger Volumen. Das hat sich seither verzehnfacht. Wir mussten also etwas unternehmen», erklärt Jérôme Locatelli im Gespräch mit «panissimo».
Der Bäcker-Konditor eröffnete 2009 seinen ersten Betrieb mit Café in Moudon (VD). Als dieser drohte, aus allen Nähen zu platzen, verlegte Locatelli seine Produktion drei Jahre später nach Cugy und eröffnete dort eine weitere Filiale. Eine Dritte folgte 2015 in Morges (VD), bevor er 2019 den Standort in Moudon aufgab. «Wir haben Geld verloren. Da es eine Produktion gab, stellte ich eine Schokoladenmaschine auf. Leider haben wir nicht genug Schokolade hergestellt, damit es profitabel wurde. Die Infrastruktur war zu teuer.» Zur gleichen Zeit eröffnete der Handwerker einen Verkaufsladen in Cheseaux-sur-Lausanne (VD). Neben der Produktion für seine drei Verkaufsstellen beliefert er auch vier bis fünf für den Betrieb besonders bedeutsame Kunden. «Wir liefern alle Waren für deren Bäckerei-Cafés. Wir brauchten also ein präzises Werkzeug, um dieses Volumen verwalten, Zeit einsparen und Statistiken erstellen zu können.»
Vernetzt, zentralisiert, skalierbar
Nach vielen Recherchen und Tests erhielt er per E-Mail ein Angebot von HS-Soft, einem Unternehmen, das sich auf Kassensysteme und Software für Bäckereien-Confiserien spezialisiert hat. «Ich habe sofort Kontakt aufgenommen. Ihre Demonstration in meinen Räumlichkeiten hat mich überzeugt.»
Die Lösung besteht aus mehreren miteinander verbundenen Softwarepaketen: vom Kassensystem über die Verwaltung von Rezepten sowie Waren, Personal und Display-Etiketten. Es gibt sogar ein Online-Portal für Lieferungen. «Nach der Registrierung und dem Erhalt des Passworts können sich die Kundinnen und Kunden einloggen, um ihre Bestellungen aufzugeben. Es ist nicht mehr nötig, anzurufen oder eine E-Mail zu schreiben und ich muss die Bestellformulare und Produktionslisten nicht mehr von Hand ausfüllen», veranschaulicht Locatelli. Die Dokumente werden sofort erstellt. Der Chef kann sie dann ausdrucken.
Die Produktmengen sowie das Teiggewicht werden automatisch berechnet. Eine weitere Vereinfachung für die rund 20 Produktionsmitarbeitenden ist die Erfassung von unverkaufter und mangelhafter Ware. Die Verkäuferinnen melden sie über die Kassen. Sobald die Retouren aufgelistet sind, können sie gedruckt und von den Bestellungen des nächsten Tages abgezogen werden. «Das ist ein Fortschritt gegenüber handgeschriebenen Karten, die via WhatsApp verschickt wurden.»
Auch die Buchhaltung profitiert von dieser Verbesserung. Die Bestellformulare sind nach Kundenname aufgelistet. Mit wenigen Klicks kann eine Rechnung erstellt, eine Zusammenfassung angehängt, ein Zahlschein mit einem QR-Code generiert und per E-Mail versandt werden. «Dank der Software von HS-Soft konnte ich die Fehlerquote um 90 % reduzieren. Es gab zwar nicht ständig Fehler. Wenn dann doch einer passiert ist, musste ich alle Bestellformulare durchgehen, eines nach dem anderen. Es war mühsam und zeitaufwändig.»
Cosette Locatelli kümmert sich um die offenen Debitoren. «Unser System ist für diese Aufgabe nicht geeignet. Wir müssten unsere Buchhaltungssoftware wechseln, haben uns aber noch nicht entschieden. Es ist jedoch trotzdem ganz einfach», sagt ihr Ehemann, der die Anpassungsfähigkeit und Skalierbarkeit der Lösung des schweizerisch-deutschen Unternehmens lobt.
Ein weiterer Vorteil ist, laut dem Bäcker-Confiseur, dass Artikel und Daten nur einmal eingegeben werden müssen. Die Daten werden dann identisch für den Vertrieb und die Produktion übernommen. «Es brauchte Zeit, um alles einzutragen», erinnert er sich. «Aber jetzt, wo alles hinterlegt ist, können Änderungen in Sekundenschnelle vorgenommen werden. Das bedeutet, dass wir mehr ins Detail gehen können. Da die alten Kassen weniger flexibel waren, wurden viele Artikel über die Taste «freier Preis» eingegeben. Dies machte es schwierig, wenn nicht gar unmöglich, Statistiken zu erstellen: den Verkauf bestimmter Produkte von Jahr zu Jahr, zum Beispiel.»
«Wenn es richtig eingesetzt wird, ist es ein Werkzeug, mit dem man weniger Zeit im Büro und mehr in der Backstube verbringen kann.»
Locatelli verlässt sich stark auf diese Zahlen, um sein Geschäft zu optimieren und Zeit für nichtadministrative Aufgaben zu gewinnen. «Wenn es richtig eingesetzt wird, ist es ein Werkzeug, mit dem man weniger Zeit im Büro und mehr in der Backstube verbringen kann.» Nach einigen Wochen der Nutzung hat die Analyse der Zahlen einige
Verbesserungsmöglichkeiten aufgezeigt: «Die Kurven zeigen uns, dass ab einer bestimmten Uhrzeit am Wochenende in unseren Geschäften nicht mehr viel los ist. Am Wochenende haben wir vielleicht etwas zu lange geöffnet.»
Online-Schulung
Der Branchenmann schätzt, dass er zurzeit etwa 20 % aller Möglichkeiten seiner Software nutzt. Die Beratung geschieht ausschliesslich online und per Telefon. «Ich habe einen engagierten französischsprachigen Berater. Niemand sonst beantwortet meine Fragen. Er ist immer erreichbar und wir pflegen eine hervorragende Zusammenarbeit.»
«Was ist mit den Kosten?», wollte «panissimo» vom Fachmann wissen. «Meine ersten Kassen habe ich für 7500 Franken gekauft, heute kosten sie weniger als ein Zehntel davon», antwortet der Chef und ergänzt: «Zu den Kosten für die Geräte kommen noch die verschiedenen Softwarelizenzen dazu. Das ist ein Teil des finanziellen Aufwands, aber die Investition lohnt sich.»
Mit der vollständigen Digitalisierung des Unternehmens will sich das Ehepaar Locatelli mehr Zeit für andere berufliche Projekte freischaufeln. Eine weitere Produktion in der Region Echallens (VD) innerhalb von drei Jahren ist eines davon. «Wir sind derzeit sehr eingeengt und es ist unmöglich, die Wände zu verschieben. Wir haben zwei Lösungen: zurückschrauben oder umzuziehen … Und die erste kommt für uns nicht in Frage», folgert der Waadtländer.
Handwerker und Solidarität
Jérôme Locatelli dachte, Covid würde ihm mehr Zeit geben, sich mit seinem neuen Verwaltungssystem vertraut zu machen. Dabei hatte er allerdings nicht mit einer Umsatzsteigerung von 20 % gerechnet. «Wir sind froh, dass der Betrieb wieder normal läuft. Wir haben zwar mehr Geschäfte gemacht, aber es war weniger interessant. Wir hatten keine Hochzeiten oder Apéros mehr, von den Restaurants ganz zu schweigen. Eine Situation, die auch in menschlicher Hinsicht erschütternd ist. Im Vergleich zur Gastronomie und anderen Kolleginnen und Kollegen standen wir wirklich auf der richtigen Seite des Zauns.