Bäckereien-Confiserien stehen zunehmend unter Druck: steigende Kosten, Fachkräftemangel und wachsende administrative Anforderungen prägen den Alltag. Gerade in der Buchhaltung fehlt oft die Zeit, um Abläufe effizient zu gestalten. Dabei bietet insbesondere die Kreditorenbuchhaltung grosses Potenzial für Entlastung durch Digitalisierung.
In vielen KMU sind die Abläufe noch papierbasiert oder nur teilweise digital. Rechnungen treffen per Post oder E-Mail ein, werden ausgedruckt und manuell verarbeitet. Häufig erfolgt die Zahlung direkt im E-Banking, ohne dass diese gleichzeitig in der Finanzbuchhaltung erfasst wird. Die Buchung muss später erneut vorgenommen werden – ein typischer Medienbruch, der Zeit kostet und Fehler begünstigt.
Medienbrüche kosten Zeit und Übersicht
Dieser getrennte Ablauf führt zu doppeltem Erfassungsaufwand: Beträge werden mehrfach eingegeben, Belege erneut gesucht und Zahlungen nacherfasst. Gleichzeitig fehlt eine jederzeit aktuelle Übersicht darüber, welche Rechnungen bereits bezahlt und welche noch offen sind. Gerade bei mehreren Lieferanten und regelmässigen Zahlungen wird der Prozess schnell unübersichtlich.
Die Digitalisierung setzt genau hier an. Das Ziel ist ein durchgängiger Ablauf vom Belegeingang über die Prüfung und Freigabe bis hin zur Zahlung, Verbuchung und Archivierung zu etablieren – ohne Medienbruch und ohne Mehrfacherfassung.
Automatisierter Prozess
Moderne Lösungen ermöglichen eine solche Integration. Rechnungen können eingescannt oder direkt als digitale Belege verarbeitet werden. Besonders praxisnah ist die Möglichkeit, Rechnungen über eine separate Kreditoren-E-Mail-Adresse zu empfangen. Digitale Belege gelangen so automatisch ins System, ohne manuelles Speichern oder Weiterleiten.
Ein zentraler Bestandteil ist die automatisierte Belegerkennung. Eingehende Rechnungen werden analysiert, relevante Informationen wie Lieferant, Rechnungsdatum, Betrag, Details zur Mehrwertsteuer, Fälligkeiten und Skonti werden erkannt und für die Verbuchung vorgeschlagen. Der manuelle Erfassungsaufwand reduziert sich erheblich, während die Kontrolle jederzeit bei den Nutzenden bleibt.
Mehr Transparenz und weniger Fehler
Die digitale Kreditorenbuchhaltung schafft Übersicht im Tagesgeschäft. Offene Rechnungen, Zahlungsfristen und Freigabestatus sind jederzeit ersichtlich. Skontofristen werden vollständig ausgenutzt und das Risiko von Buchungsfehlern sinkt. Für den Betrieb bedeutet dies weniger administrativen Aufwand und mehr Zeit für das Kerngeschäft.
Ein weiterer wichtiger Vorteil ist die revisionssichere Archivierung. Digitalisierte Belege werden gesetzeskonform gespeichert und sind jederzeit abrufbar. Gleichzeitig entfällt das platzraubende Aufbewahren der Belege in Ordnern während mindestens zehn Jahren.
Vorteile in der Zusammenarbeit mit Treuhändern
Auch die Zusammenarbeit mit Treuhändern profitiert deutlich von der Digitalisierung. Statt Belege periodisch per Post oder E-Mail zu versenden, greifen Treuhänder/innen direkt auf die digital erfassten Rechnungen zu. Alle Beteiligten arbeiten mit derselben, aktuellen Datenbasis. Rückfragen lassen sich schneller klären und Abschlussarbeiten effizienter durchführen. Gerade für KMU, die ihre Buchhaltung ganz oder teilweise ausgelagert haben, reduziert dies den administrativen Aufwand spürbar – auf beiden Seiten.
Fazit
Die digitale Kreditorenbuchhaltung bietet Bäckereien- Confiserien einen konkreten Mehrwert. Sie beseitigt den verbreiteten Medienbruch zwischen E-Banking und Finanzbuchhaltung, reduziert manuelle Arbeitsschritte und schafft Transparenz sowie Revisionssicherheit. Ein durchgängiger digitaler Soll-Prozess verbindet Belegeingang, Zahlung, Buchung und Archivierung in einem einzigen Ablauf.
Für KMU bedeutet dies eine echte Entlastung im Alltag – und für Treuhänder ein klar strukturiertes, effizientes Vorgehen. Die Digitalisierung der Kreditorenbuchhaltung wird damit zu einem wichtigen Schritt hin zu mehr Effizienz und Übersicht im Tagesgeschäft.
Der digitale Rechnungsprozess – kurz erklärt
1. Rechnung kommt digital an
E-Mail oder Scan statt Papier.
2. Daten werden übernommen
Absender, Betrag und Termin automatisch.
3. Prüfen und freigeben
Alles am Bildschirm, jederzeit sichtbar.
4. Bezahlen ohne Doppelerfassung
Zahlung und Buchung in einem Schritt.
5. Sicher gespeichert
Digital archiviert, jederzeit auffindbar.
Markus Koster, Direktor SBC-Treuhand AG
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