La boulangerie-confiserie Locatelli a pris de l’ampleur, depuis ses débuts en 2009. D’un point de vente, elle est passée à trois et son volume de production a décuplé. Afin de faire face à cet accroissement, Cosette et Jérôme Locatelli ont complètement digitalisé la gestion de leur entreprise.
Avec la digitalisation de son entreprise, Jérôme Locatelli bénéfice d’une meilleure vue d’ensemble et de plus de temps pour d’autres tâches.
« Listes de production et bulletins de livraisons sur des tableurs… Franchement, notre manière de travailler était largement dépassée. (…) Au début, cela ne portait pas vraiment à conséquence. Nous avions moins de volume, mais depuis, il a décuplé. Il fallait donc vraiment faire quelque chose », lâche Jérôme Locatelli.
Rappel : le boulanger-confiseur ouvre son premier commerce avec tea-room en 2009 à Moudon (VD). A l’étroit dans son laboratoire, il déplace sa production trois ans plus tard à Cugy et y ouvre une boutique. Une troisième suit à Morges (VD) en 2015, avant qu’il se sépare de son établissement moudonnois en 2019. « Nous perdions de l’argent. Vu qu’il y avait un laboratoire, j’avais placé un chocolatier. Malheureusement, nous ne confectionnions pas assez de chocolat pour que cela soit rentable. Les infrastructures étaient trop onéreuses. » Dans le même temps, l’artisan inaugure un magasin à Cheseaux-sur-Lausanne (VD). A la production destinée à ses trois points de vente, s’ajoute celle de quatre à cinq clients particulièrement importants. « Nous livrons la totalité des marchandises destinées à leurs boulangeries-tea-rooms. (…) Il nous fallait donc un outil précis, capable de gérer ce volume, de gagner du temps et d’établir des statistiques. »
Interconnecté, centralisé, évolutif
Après plusieurs recherches et essais, il reçoit par courriel une publicité de la maison HS-Soft, spécialisée en caisses et logiciels pour boulangeries-confiseries. « Je les ai immédiatement contactés. Leur démonstration dans mes locaux m’a convaincu. »
La solution se compose de plusieurs logiciels interconnectés : du système de caisse à la gestion de recettes, en passant par celle de marchandise, du personnel et des étiquettes d’affichage. Un portail en ligne est même destiné aux livraisons. « Après s’être inscrits et avoir reçu leur mot de passe, les clients peuvent se connecter pour passer leurs commandes. Il n’est plus nécessaire de téléphoner ou d’envoyer un mail, après quoi je devais encore remplir à la main les bons de commande et les listes de production », illustre M. Locatelli. Les documents sont instantanément préparés. Le patron peut alors les imprimer.
Les quantités d’articles et les poids des pâtes sont automatiquement calculés. Autre simplification pour la vingtaine de collaborateurs en production : la prise en compte des invendus et de la marchandise à repasser. Les vendeuses les communiquent via les caisses. Listés, ils peuvent ensuite être imprimés et déduits des commandes du lendemain. « Cela change des fiches manuscrites envoyées par WhatsApp. »
« Grâce au système de facturation, je pense avoir réduit les erreurs de 90 %. »
La facturation bénéficie aussi de cette précision. Les bulletins de commandes sont répertoriés par client. Quelques clics suffisent à créer une facture, joindre un récapitulatif, générer un bulletin de versement avec un QR code et envoyer le tout par courriel. « Grâce à cela, je pense avoir réduit les erreurs de 90 %. Il n’y en avait pas systématiquement. Toutefois, lorsque cela arrivait, je devais passer en revue tous les bulletins, l’un après l’autre. C’était ennuyeux et long. ».
Cosette Locatelli se charge ensuite du suivi des débiteurs. « Notre système ne gère pas cette tâche. Nous devrions pour cela changer de logiciel de comptabilité. Notre décision n’est pas encore prise. Malgré tout, cela reste assez simple », précise son époux qui loue l’aspect adaptable et évolutif de la solution de l’entreprise suisse alémanique.
Les statistiques, un outil précieux
Autre avantage, selon le boulanger-confiseur : les articles et données ne sont introduits qu’une seule fois. Ces données sont ensuite répertoriées à l’identique à la vente et à la production. « Leur saisie a nécessité du temps », relève-t-il. « Mais, maintenant que c’est fait, les modifications se font en quelques secondes. » De quoi permettre d’aller plus dans le détail. Les anciennes caisses étant moins flexibles, de nombreux articles étaient enregistrés au moyen de la touche « prix libre ». « Cette habitude rend compliqué, voire impossible, l’établissement de statistiques : la vente de produits spécifiques d’année en année, par exemple. »
M. Locatelli mise beaucoup sur ces dernières afin d’optimiser son entreprise et dégager du temps pour des tâches moins administratives. « Bien utilisé, c’est un outil qui permet d’être moins au bureau et plus au fournil ». En quelques semaines d’utilisation, l’analyse des chiffres a pointé certaines améliorations envisageables : « Les courbes nous indiquent qu’à partir d’une certaine heure le week-end, il ne se passe plus grand-chose dans nos boutiques. Nous sommes peut-être un peu trop longtemps ouverts en fin de semaine. »
Formation en ligne
Toujours en formation, l’artisan estime utiliser environ 20 % des capacités de ses logiciels. Celle-ci se fait exclusivement en ligne et par téléphone. « Je dispose d’un conseiller francophone attitré. C’est lui, et personne d’autre, qui me répond. Il est toujours atteignable et nous avons une excellente collaboration. »
Qu’en est-il du coût ? Réponse du patron : « J’ai acheté mes premières caisses 7500 francs, aujourd’hui elles me coûtent moins d’un dixième de ce prix. » Au montant des appareils, il faut ajouter celui des différentes licences de logiciels. « Cela fait partie des frais, mais c’est vraiment très attractif. »
Cette digitalisation complète de l’entreprise devrait donc permettre au couple Locatelli de bénéficier de plus de temps pour se consacrer à d’autres projets professionnels. Un éventuel laboratoire dans la région d’Echallens (VD) d’ici trois ans en fait partie. « Nous sommes actuellement très à l’étroit et c’est impossible de pousser les murs. Deux solutions s’offrent à nous : réduire la voilure ou déménager… Et, la première n’est pas tellement dans notre optique », conclut le Vaudois.
Artisan et solidaire
Jérôme Locatelli aurait pensé que le Covid lui laisse davantage de temps pour se familiariser avec son nouveau système de gestion. C’était sans compter sur une hausse de 20 % du chiffre d’affaires. « Malgré cela, nous sommes contents de revenir à la normale. Nous avons fait plus de chiffre, mais c’était moins intéressant. Nous n’avons plus eu de mariages, ni d’apéritifs, sans compter les restaurants. Une situation qui fait aussi mal au cœur humainement. (…) Par rapport à eux et à d’autres collègues, nous avons vraiment été du bon côté de la barrière. » C’est pourquoi, le boulanger-confiseur a annulé toutes les factures ouvertes de ses clients restaurateurs, l’année dernière.
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